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Agrega un calendario a la intranet de tu empresa con un complemento de WordPress

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Spanish (Español) translation by Ana Paulina Figueroa (you can also view the original English article)

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WordPress es un excelente sistema para construir la intranet de una empresa.

Quizá ya estés usando WordPress para tu sitio web público, pero este también gestiona muy bien las intranets. Desde el intercambio de noticias hasta la interacción social y la colaboración, WordPress te permite añadir funcionalidad a la intranet de tu empresa que te ayuda a comunicarte de manera más efectiva como equipo y a compartir recursos.

Un recurso que quizá quieras compartir a través de tu intranet es un calendario. Puedes usarlo no solamente para agendar reuniones, sino también para proporcionar detalles de eventos que afectarán a todo el equipo y para discutir un evento con antelación.

En este tutorial te mostraré cómo puedes usar el complemento EventON para agregar un calendario a la intranet de tu empresa. Vamos a crear un sistema de calendario que sea más que un simple enlace a un calendario de Google (aunque puede enlazarse a uno): será un centro para compartir los eventos de la empresa y para planificarlos también.

¿Por qué agregar un complemento para calendarios a la intranet de tu empresa?

La intranet de una empresa es un excelente lugar para compartir información y recursos entre los miembros de un equipo. Es donde pueden informarse sobre las noticias de la empresa, buscar información sobre productos y servicios, verificar datos sobre productos y pedidos, y más.

Lo que agregues a tu intranet dependerá de tu negocio y de las necesidades de tu equipo. Pero un recurso invaluable en cualquier intranet siempre será un calendario de eventos.

Podrías seguir la ruta sencilla y simplemente incrustar un calendario de Google en una de las páginas de tu intranet. Pero el uso de un complemento para eventos dedicado como EventON te permite agregar muchos detalles más a cada evento.

Puedes incluir imágenes, cargas de archivos, detalles del organizador y el lugar, y más. Puedes configurar algunos eventos como destacados, para que se vea claramente que son más importantes, y puedes habilitar comentarios para que los miembros del equipo puedan discutir detalles del evento directamente dentro de tu intranet.

El complemento EventON también permite que los miembros del equipo vinculen eventos a sus propios calendarios en Google u otro lugar, de manera que puedan guardar los detalles de los eventos por sí mismos.

Echemos un vistazo a la manera en la que funciona.

Instalando y configurando el complemento EventON

En primer lugar, deberás comprar y descargar el complemento EventON en CodeCanyon.

Una vez que hayas hecho eso, necesitarás ajustar las configuraciones de tu evento. Ve a myEventON > Settings (myEventON > Configuraciones).

EventON settingsEventON settingsEventON settings

Hay una serie de configuraciones que se pueden ajustar. Algunas de las más útiles son las siguientes:

  • Configuraciones generales del calendario: activa o desactiva configuraciones específicas, incluyendo las configuraciones avanzadas. Si dejas todo esto con la configuración predeterminada, no te equivocarás.
  • API de Google Maps: agrega una clave para la API de Google Maps, con el objetivo de desplegar mapas de Google en las páginas de los eventos. Esto ayudará a los miembros del equipo a encontrar eventos que ocurran fuera de la oficina.
  • Configuraciones de tiempo: configura la manera en la que se muestran la fecha y la hora en el calendario.
  • Apariencia: configura los colores y estilos usados en tu calendario.
  • Tarjeta del evento: configura la manera en la que se muestran los eventos individuales.

Creando un evento

El siguiente paso es crear tu primer evento.

Dirígete a Events > Add Event (Eventos > Agregar evento) para ver la página de edición de eventos.

event editing pageevent editing pageevent editing page

La pantalla de edición contiene un panel de edición principal, en donde puedes añadir información sobre el evento además de poder seleccionar la fecha, hora, ubicación y más. También puedes agregar organizadores para el evento.

Los organizadores y las ubicaciones de los eventos se guardan por separado para que puedas reutilizarlos en futuros eventos.

Recorre la pantalla proporcionando toda la información sobre tu evento hasta que contenga todo lo que necesitas.

En el lado derecho de la pantalla hay metaboxes en los que puedes proporcionar más información sobre tu evento. Entre esta información se encuentra la siguiente:

  • categorías de eventos
  • colores para los eventos
  • imágenes para los eventos

Eventos repetidos y duplicados

Además de crear eventos, también puedes duplicarlos para crear otros nuevos. Esto es útil si tienes un segundo evento que es muy similar a uno anterior, por ejemplo en el caso de las reuniones de equipo.

Si el evento será exactamente el mismo cada vez que ocurra, no necesitas duplicarlo: en lugar de eso puedes configurarlo como un evento recurrente.

 a repeating event a repeating event a repeating event

Puedes encontrar esto debajo de las configuraciones de fecha y hora del evento y arriba de las configuraciones para la ubicación. Ajusta el evento para que se repita semanalmente, mensualmente o en otro intervalo y automáticamente se generarán múltiples eventos para ti.

Mostrando los eventos

Cada evento tendrá su propia página y se agregará a la página principal Events (Eventos), que el complemento generará automáticamente cuando lo actives. Asegúrate de agregar esto a tu menú de navegación.

Esta página mostrará una lista de los próximos eventos por mes.

events page showing upcoming events by monthevents page showing upcoming events by monthevents page showing upcoming events by month

Haz clic en cualquier evento y podrás ver todos los detalles. Lo que se muestra dependerá de los ajustes que hayas hecho en el evento al configurarlo.

individual event details pageindividual event details pageindividual event details page

Puedes modificar las configuraciones de tus eventos para que, cuando se haga clic en ellos, se abra una página para el evento. Esto es útil si un evento tiene mucha información.

Para hacer esto, ve a la página de edición de eventos y desplázate hacia abajo hasta la sección User Interaction for event click (Interacción del usuario al hacer clic en el evento).

La opción de la derecha abrirá una página nueva si un usuario hace clic en el evento.

event click settingsevent click settingsevent click settings

Entonces, cuando un usuario hace clic en el evento en la página principal de Eventos, este será dirigido a una página completa para ese evento con más información.

single event pagesingle event pagesingle event page

Agregando características adicionales

El complemento EventON está diseñado para ser un complemento simple y minimalista, que mostrará información sobre los eventos sin mucho esfuerzo ni molestias.

Pero si necesitas funcionalidad adicional, puedes instalar extensiones para el complemento. Entre estas se encuentran las siguientes:

  • RSVPs: invita a los miembros de un equipo a los eventos y ellos pueden confirmar su asistencia.
  • Fuente RSS: crea una lista de eventos que esté disponible para los lectores RSS.
  • Mapa de eventos: coloca todos los eventos de un mes en un mapa de Google.
  • Calendario completo: muestra los eventos en un calendario de tipo cuadrícula en vez de una lista.
  • Vista semanal: muestra los eventos en una vista semanal.

Estas son algunas de las extensiones que podrían ser útiles para la intranet de una empresa: no se trata de una lista exhaustiva.

Resumen

La intranet de una empresa es un gran recurso para compartir información entre el personal y los miembros de un equipo. Al agregar un calendario, puedes planificar eventos y reuniones, compartir recursos relacionados con ellos y discutir la agenda con anticipación.

El complemento EventON te ayudará a añadir un calendario de eventos limpio a tu intranet con múltiples opciones para personalizarlo y extensiones si las necesitas.

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