Crear un sistema de reservas con un plugin de reserva de WordPress

Spanish (Español) translation by Eva Collados Pascual (you can also view the original English article)

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Si diriges cualquier tipo de negocio que implique la concertación de citas o reuniones con clientes o entre miembros del personal, tu vida será mucho más sencilla si habilitas las reservas en tu sitio web.

Esto no solo se aplica a las reuniones: los hoteles, los spas y otro tipo de negocios de ocio también pueden beneficiarse del uso de un sistema de reservas online. Permitir que las personas reserven online fomentará más reservas, proporcionará a tus clientes mayor control y a ti te dejará más tiempo libre.

En este tutorial, te mostraré cómo usar un plugin para añadir un sistema de reservas en tu sitio web.

Voy a imaginar que mi sitio es para un agente inmobiliario, y en consecuencia añadiré agentes y tipos de citas. Pero los pasos que sigo pueden aplicarse, variando algunos ajustes, a cualquier tipo de negocio que estés administrando.

En este tutorial voy a utilizar el plugin Bookly Pro, que es uno de los plugins premium para crear un sistema de reservas disponible en CodeCanyon. He elegido este plugin porque tiene una amplia variedad de características, e incluso algunos complementos adicionales que puedas necesitar. También es compatible con Gutenberg, lo que te permitirá utilizar bloques para añadir tu formulario de reservas en tu sitio.

Existe una versión gratuita de este plugin, aunque con menos características, disponible en el repositorio de plugins de WordPress; Yo he elegido usar la versión premium para poder añadir ilimitados miembros del personal e integración con Google Calendar.

Instalar y activar el plugin

El primer paso consiste en instalar y activar el plugin. Cuando descargues el plugin y descomprimas el archivo zip, encontrarás nuevamente dos archivos zip más en su interior. El que necesitas subir desde la pantalla de plugins de tu escritorio de WordPress se llama bookly-addon-pro.zip.

Tras instalar el plugin instalarás dos plugins en tu sitio: el plugin principal (gratuito) Bookly y el add-on del plugin que añade las características premium.

Configurar los ajustes

El primer paso consiste en configurar los ajustes del plugin.

Dirígete a Bookly > Configuración para acceder a la pantalla de ajustes.

La pantalla de configuración principal hace referencia a los horarios de las reservas y los ajustes de cancelación y de reserva. Trabaja a través de ellos, configúralos según como desees que funcionen en tu negocio. Lo más sensato buscar un equilibrio entre lo que hará felices a tus clientes y cuánto pueda trabajar tu personal, especialmente cuando se trata de cosas como el tiempo mínimo antes de una cita para poder realizar una cancelación.

Trabaja a través del resto de pantallas de ajustes, editándolos según sea necesario:

Configuración de URL: Aquí puedes añadir enlaces a las pantallas que los clientes y el personal verán después de que hayan rechazado, aprobado o cancelado alguna cita. Para ello, tendrás que crear manualmente esas páginas en tu sitio y, a continuación, agregar el enlace hacia las mismas en los campos de entrada correspondientes. Bookly proporciona bloques que puedes utilizar para rellenar estas páginas.
Calendario: Aquí puedes añadir, reordenar o eliminar los campos que aparecerán en el calendario y que serán visibles para los clientes y el personal. El plugin proporciona una lista completa de campos.
Compañía: Indica la información correspondiente a tu empresa y el logotipo de la misma.
Clientes: Utiliza esta pantalla para definir qué datos de los clientes serán recopilados y qué tipo de cuenta se creará en tu sitio cuando un cliente reserve una cita. Los clientes podrán iniciar sesión para reservar citas adicionales en el futuro o para consultar información sobre su cita.
Google Calendar: Usa esta pantalla para conectar tu sistema de reserva de citas al calendario de Google de tu empresa. Esto permitirá la sincronización entre las reservas de citas del sitio web y los calendarios de los miembros de tu personal, ayudándoles a realizar un seguimiento de las reservas que tengan concertadas. Tendrás que configurar un proyecto en la consola de Desarrollador de Google: sigue las instrucciones de la pantalla de configuración de Bookly para conseguirlo.
WooCommerce: Si los clientes tienen que pagar por sus citas, puedes crear un producto de cita y vincularlo desde aquí al sistema de reservas.
Facebook: Para permitir que los clientes puedan iniciar sesión con Facebook, tendrás que configurar la integración de Facebook siguiendo las instrucciones de esta pantalla.
Pagos: Configura la divisa que aceptas e integra con PayPal.
Horario laboral: Configura los horarios de apertura de tu negocio dentro de los cuales la gente pueda reservar citas. Es importante hacer esto antes de empezar a recibir reservas de citas, de manera que la gente no reserve fuera de tu horario de trabajo. También puedes configurar un horario específico e individual para los miembros del personal desde sus respectivas pantallas.
Vacaciones: Usa el calendario para establecer fechas durante las cuales la empresa no va a aceptar citas. Si los miembros individuales del personal tienen días festivos diferentes, establécelos a través de sus propias pantallas.
Código de Compra: Añade aquí el código de compra que recibiste al adquirir el plugin, para poder instalar futuras actualizaciones.

Una vez hayas configurado los ajustes del plugin, es hora de comenzar a añadir miembros del personal.

Añadir miembros del personal

El siguiente paso consiste en añadir los miembros del personal.

Para ello, haz clic en Bookly en el menú del escritorio y nuevamente a continuación el submenú Empleados y en esta pantalla, sobre el botón verde Añadir personal.

Esto te llevará a la pantalla Empleados. Añade un nuevo miembro del personal haciendo clic sobre el botón verde de la parte superior derecha del listado (actualmente vacía) de miembros del personal. Si lo deseas, puedes añadir categorías para los miembros del personal, que más adelante podrás usar para que determinados tipos de citas estén disponibles sólo para determinadas categorías de personal.

Al añadir empleados, puedes o bien seleccionarlos a partir de los usuarios existentes de tu sitio o añadirlos desde cero. Las personas no tienen que ser usuarios de tu sitio para poder ser configurados como empleados en Bookly, pero si les asignas una cuenta de WordPress, podrán iniciar sesión para administrar su perfil de empleado y cosas como sus propias vacaciones.

Una vez hayas añadido un miembro del personal, podrás añadir su foto, su información de contacto y sincronizar las reservas con su calendario de Google (a lo que llegaremos en breve). Asegúrate de añadir una dirección de correo electrónico como mínimo, para que el empleado sea notificado cuando se reserve una cita con ellos.

También puedes enumerar el número de horas que este miembro tiene disponibles para recibir citas al día, si es que esto difiere de su horario de trabajo.

Una vez hayas añadido tu empleado del personal, desplázate hacia abajo y haz clic en Guardar. Cada empleado también tiene una pestaña para los servicios que proporciona, para su horario laboral y para sus días libres. Configura estos de manera que sepas que no se realizarán reservas de citas para los empleados en los momentos erróneos.

Añadir servicios

Una vez hayas añadido todos los empleados del personal al sistema, es el momento de añadir servicios. Los servicios permiten a los clientes elegir el tipo de cita que necesitan.

Aquí proporcionas más información sobre el servicio, estableces el precio del mismo y defines cuál es su tiempo de duración.

Existen tres formas de definir qué servicios son proporcionados por cada empleado del personal:

En la pantalla de configuración del empleado, dirígete a la pestaña Servicios y añade servicios.
En la configuración del servicio, selecciona los empleados que lo proporcionan.
En la configuración del servicio, selecciona la categoría de los empleados del personal que lo proporcionan.

Cuál de estos trabajos dependerá en tu opinión de la naturaleza de tu negocio. En mi agencia inmobiliaria, las tasaciones son proporcionadas por Tasadores y las visualizaciones son proporcionadas por Agentes de visitas, por lo que yo voy a usar el método de categorías al configurar mis servicios.

Configurar la apariencia del formulario de reserva

Una de mis características favoritas de Bookly es la forma en la que te permite editar casi todos los aspectos del formulario de reserva y obtener una vista previa antes de publicarlo en tu sitio. Para ello, dirígete a Bookly > Apariencia.

Aquí puedes editar los campos de las distintas secciones del formulario, y también puedes cambiar el color. Yo voy a modificar el color y hacer algunos ajustes en el texto.

Para modificar el texto, haz clic sobre el texto subrayado y escribe aquello con lo que desees reemplazarlo. A continuación, haz clic en la casilla de validación para guardarlo.

Una vez hayas realizado todos los cambios que deseas, haz clic en el botón Guardar situado la parte inferior del formulario para conservar los cambios.

Otros ajustes

El plugin Bookly Pro es un plugin complejo con muchos ajustes adicionales que no he necesitado usar para mi sitio. Esta es una descripción general de algunos de ellos que posiblemente tengas que usar:

Notificaciones por correo electrónico: Edita el contenido de las notificaciones por correo electrónico enviadas al personal y a los clientes por el sistema.
Notificaciones por SMS: Si quieres enviar notificaciones vía SMS, puedes registrarte aquí en el servicio Bookly SMS. Recibirás un cargo adicional por este servicio, así que ten cuidado al añadirlo si ofreces un servicio virtual a clientes de todo el mundo.
Add-ons: Utiliza esta pantalla para instalar complementos y añadir características adicionales, como campos personalizados y reservas para grupos.

También hay una serie de pantallas para gestionar tus reservas, algo que exploraremos en breve.

Publicar tu formulario de reserva

Una vez que estés satisfecho con el aspecto de tu formulario, es el momento de publicarlo en tu sitio. Para ello, crea una página y, a continuación, añade un bloque de Bookly.

Crea tu página para las reservas y, a continuación, añade un nuevo bloque y seleccione Bookly al elegir el tipo de bloque. Selecciona el bloque Bookly - Formulario de reserva.

En los ajustes del bloque, puedes configurar valores predeterminados para la categoría, el servicio y el empleado del personal, así como especificar qué campos desea incluir. Configura esto como desees y, a continuación, haz clic en Publicar para hacer pública la página.

Ahora puedes ver tu página para comprobar si tu formulario de reservas aparece en el lugar que le corresponde:

the booking form page with our Bookly booking form

Ahora los clientes podrán usar tu formulario para reservar citas con los empleados de tu equipo.

Gestión de citas

Una vez que hayas configurado tu formulario de reserva en tu sitio, es importante que puedas administrar las citas.

Bookly te proporciona una serie de pantallas para hacerlo:

Calendario: muestra brevemente las citas de todos los empleados del equipo.
Citas: Te proporciona una lista de citas con más información, como datos del cliente y los servicios reservados. Puedes exportar la información de esta pantalla a un archivo en formato CSV o imprimirla.
Clientes: Aquí puedes ver los datos de contacto de tus clientes, así como información sobre las citas que hayan reservado.
Pagos: Realiza un seguimiento de los pagos relacionados con las citas y comprueba de quién provienen y con qué servicio están relacionados.
Mensajes: Aquí puedes consultar los mensajes que envía el sistema.

La forma en la que utilices estas pantallas dependerá de la forma en la que administres tu negocio. Por ejemplo, en mi agencia de bienes raíces, podría imprimir una lista de las citas de la semana pasada y de esta semana antes de cada reunión del equipo para poder obtener actualizaciones de progreso en las citas que han tenido lugar y planear las citas aún por venir. Un empleado individual del equipo podría acceder diariamente a su propio calendario para comprobar sus citas, y todos podrán ver los mensajes que el sistema les haya enviado. Estos también se enviarán siempre por correo electrónico siempre y cuando hayas añadido las direcciones de correo electrónico del personal.

Y, por supuesto, con la integración del calendario de Google, los empleados de mi personal podrán ver sus citas en su propio calendario de Google junto con sus otros eventos.

Conclusión

Sea como sea la forma en la necesites gestionar tus citas, el plugin Bookly Pro tiene una gama de características que puedes utilizar para crear un sistema de reserva eficaz. Puedes usarlo para reuniones gratuitas o para aquellas por las que recibes pagos, puedes categorizar tus servicios y los empleados del personal, y contiene potentes opciones para personalizar la disponibilidad, y además, la sincronización del calendario te ayudará a integrar el sistema de reservas en la forma en la que dirijas tu negocio.

Intenta instalar este plugin en tu sitio ¡y ahorra el tiempo que inviertes concertando citas por teléfono o por correo electrónico!