Cómo Elegir las Herramientas Correctas para Automatizar la Mac

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A lo largo del año pasado empleé mucho tiempo explorando las maneras en que puedes automatizar una Mac.

He escrito tutoriales detallados sobre Hazel, Keyboard Maestro y TextExpander, tres de las herramientas más poderosas disponibles. Envato Tuts+ también ha cubierto otras herramientas como Automator integrado de OS X y AppleScript.

Desde la escritura de los tutoriales he sido contactado por un número de personas preguntando cómo usar App X para hacer Z. En muchos casos, la respuesta fue no intentes usar App X y en su lugar usa App Y que está expresamente diseñada para hacer Z.

Mientras que muchas de las herramientas tienen funcionalidad encimada, cada una tiene sus propias fortalezas y debilidades. Mientras que TextExpander y KeyboardMaestro pueden hacer algo de las mismas cosas, hay situaciones en donde TextExpander es mejor y vice versa.

En este tutorial veremos las herramientas de automatización Mac más importantes y cuando están mejor empleadas.

AppleScript

AppleScript es una de las herramientas más poderosas para controlar una Mac. Es un lenguaje de scripting integrado en OS X y ha sido parte del sistema operativo desde principios de los 90s.

Muchas de las otras herramientas en este tutorial pueden, o usan AppleScript bajo el capó. Está diseñado para automatizar tareas repetitivas para enlazar distintas aplicaciones y permitirles pasar información y documentos entre ellas.

Fortalezas

Como un lenguaje de scripting, AppleScript es la herramienta más poderosa disponible para usuarios Mac. Es posible construir aplicaciones enteras usando AppleScript como el lenguaje base de programación.
AppleScript es gratuito y viene instalado con OS X
Como un programa oficial Apple---y uno antiguo en eso---está bien documentado
Puede ser controlado usando otros lenguajes de scripting

Debilidades

AppleScript tiene una curva de aprendizaje increíblemente empinada. Es un lenguaje de programación completamente plumado.
Las aplicaciones para crear AppleScripts son editores básicos de texto
A menos que ya seas un programador, AppleScript puede ser abrumador de usar

Cuando Usarlo

Si entiendes lenguajes de programación computacionales.
Ninguna otra solución puede hacer lo que necesitas.

Tutoriales a Leer

Automator

Automator, como AppleScript, es otra herramienta de automatización desarrollada por Apple.

Con Automator usas una interfaz gráfica de usuario (GUI) para crear flujos de trabajo---un número de acciones agrupados para reducir tareas repetitivas.

Por ejemplo, es simple crear una flujo de trabajo Automator que tome cualquier número de fotos y las redimensione a un tamaño específico.

Fortalezas

Los flujos de trabajo de Automator siempre son sencillos de crear con el GUI; no se requiere conocimiento de lenguajes de scripting.
Bien soportado por Apple y desarrolladores de terceros
Automator es gratuito y viene instalado con OS X
Puede ser usado como un paso en otras configuraciones de automatización más poderosas

Debilidades

El conjunto de características de Automator es relativamente básico comparado con otras herramientas
Los flujos de trabajo pueden ser empleados como aplicaciones en solitario o elementos de menú contextual

Cuándo Usarlo

Necesitas automatizar una tarea simple y repetitiva y nada más
Quieres que muchas aplicaciones realicen operaciones en el mismo archivo
Como un paso en una configuración de automatización más grande

Tutoriales para Leer

Keyboard Maestro

Keyboard Maestro es la herramienta Mac de terceros de automatización más poderosa disponible. Con encadenas acciones para formar macros. Hay muy poco sobre OS X que Keyboard Maestro no puede controlar.

Una de las características más importantes que separa a Keyboard Maestro de otras opciones es que sus macros están diseñadas para ser disparadas tanto por el usuario y automáticamente en segundo plano.

Por ejemplo, puedes usar Keyboard Maestro para abrir y acomodar un conjunto específico de aplicaciones con un atajo de teclado o cerrar Facebook si ha estado abierto por más de tres minutos.

Fortalezas

Casi tan poderoso como AppleScript pero mucho más simple de usar
Puede ser usado para construir serie de macros entrelazadas increíblemente complejas
Bien documentada y los desarrolladores están felices de responder cualquier pregunta que tengas

Debilidades

Aunque usa una GUI, aún hay una curva de aprendizaje
Tiene dificultades para automatizar funciones dentro de apps en vez de entre ellas
Es tentador usar Keyboard Maestro para cosas para las que las apps no están hechas

Cuándo Usarlo

Keyboard Maestro es mejor usado como central de comando, controlando cosas con sus propias macros y otras herramientas de automatización como AppleScript y flujos de trabajo Automator
Cuando no hay una solución más simple disponible
Cuando necesitas que las cosas se disparen automáticamente en el fondo

Tutoriales para Leer

TextExpander

TextExpander tiene un propósito y lo hace excepcionalmente bien: toma una cadena corta de texto y la expande en una cadena mucho más larga. Por ejemplo, puedes tener un snippet tal que cuando ingreses .eml se expanda a tu dirección completa de correo.

Fortalezas

Completamente enfocado en expansión de texto en vez de intentar diferentes funciones diferentes de automatización
Increíblemente fácil de configurar y usar
También tiene más características poderosas usando lenguajes de scripting que permiten control situacional sobre el qué texto es insertado

Debilidades

Solo puede ser usado para expansión de texto
Requiere dedicación para configurar y usar
Muchas de sus características pueden ser replicadas usando Keyboard Maestro

Cuándo Usarlo

Para acelerar entrada repetitiva de texto
Cuando quieres una solución simple y dedicada para expansión de texto
Si usas dispositivos iOS y Macs

Tutoriales para Leer

Hazel

Hazel es una app diseñada para automatizar administración de archivos en OS X.

Hazel observará carpetas, y de acuerdo a ciertas reglas, realizará operaciones en cualquier archivo dentro de estas.

Puedes usar Hazel para borrar archivos antiguos de la carpeta Descargas, mover archivos de una carpeta a otra, ejecutar flujos de trabajo Automator sobre archivos etiquetados con un color específico, y mucho más.

Fortalezas

Hazel trabaja con el sistema de archivos de OS X y es grandioso para mantenerlo organizado
Puede ser usado crear carpetas disparadoras que ejecuten flujos de trabajo Automator o AppleScripts específicos.
Corre sin problemas en segundo plano

Debilidades

Solo funciona con archivos y carpetas
Si olvidas que Hazel se está ejecutando puede realizar operaciones en archivos que quieres dejar solos
Toma tiempo configurarlo apropiadamente

Cuándo Usarlo

Cuando quieres automatizar cómo se manejan los archivos dentro del sistema de archivos de OS X
Para mantener limpio el sistema de archivos de Mac
Para crear carpetas que, cuando un archivo sea agregado, se ejecute otro programa de automatización

Tutoriales para Leer

Conclusión

Envato Tuts+ ha cubierto mucho del gran software de automatización disponible en OS X. Cada aplicación tiene sus propias fortalezas y debilidades. En algunas situaciones cualquiera funcionará mientras que en otras una app específica se ajusta mejor a la tarea.

Uno de los problemas más grandes con los que se encuentra la gente cuando intenta automatizar una Mac es usar la aplicación incorrecta. Este tutorial debería hacer más claro qué app usar y cuando.

Si tienes alguna pregunta sobre qué app de automatización usar para un problema específico, pregunta en los comentarios.